DECLARATIA PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Politica de confidentialitate

Societatea Home & Office Consulting SRL, cu sediul in Calea Grivitei nr. 160, Bl. B., Sc A, Ap. 35, Sector 1, inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J40/10361/2004, cod unic de inregistrare 16548078 "Societatea", in calitate de operator, doreste sa va informeze despre prelucrarea datelor dumneavoastra cu caracter personal in contextul operatiuni referitoare la furnizarea serviciilor/produselor Home & Office Consulting catre clienti, in scopurile specificate mai jos.
Prin natura si procedurile serviciilor/produselor furnizate de Home & Office Consulting ("Serviciile" sau "Serviciile Home & Office Consulting"), utilizatorii acestora ("Clienti" sau "Utilizatori")-PLATITOR/EXPEDITOR si/sau BENEFICIAR-transmit anumite date personale utilizate pentru a asigura furnizarea si desfasurarea conform prevederilor legale si procedurilor proprii, in conditii optime si in siguranta a Serviciilor.
Protejarea datelor cu caracter personal ale Clientilor Home & Office Consulting si pastrarea acestora in siguranta este una din preocuparile importante ale Home & Office Consulting si agentilor, partenerilor, subcontractantilor implicati in furnizarea Serviciilor Home & Office Consulting.
Aceasta Declaratie privind Politica de confidentialitate reflecta politica de confidentialitate aplicata tuturor utilizatorilor serviciilor/produselor Home & Office Consulting astfel incat acestia sa fie informati si sa poata decide in cunostinta de cauza asupra modului in care datele lor personale care sunt colectate prin utilizarea serviciului sunt sau vor fi utilizate precum si a drepturilor pe care le au.
Datele cu caracter personal
Prin date cu caracter personal se inteleg atat datele cu caracter nepersonal cat si datele cu caracter personal - informatii referitoare la o persoana fizica identificata sau identificabila. O persoana identificabila este acea persoana care poate fi identificata, direct sau indirect, in mod particular prin referire la un element de identificare, incluzand, dar fara a se limita la:
(i) nume, prenume, CNP, seria si numarul documentului de identitate (CI, pasaport etc.), alte informatii continute in documentul de identitate (ex. data si locul nasterii, cetatenie, etc.), adresa de domiciliu si/sau corespondenta, e-mail, telefon (ex. fix, mobil, fax);
(ii) informatii referitoare la ocupatia, numele angajatorului, natura activitatii proprii, functia publica importanta detinuta, expunerea politica (daca este cazul);
(iii) informatii de natura financiara (ex. venituri, etc.);
(iv) diverse informatii necesare sau solicitate de autoritati in vederea aplicarii prevederilor legale referitoare la prevenirea activitatilor de spalare de bani si finantare a actelor de terorism sau a riscurilor specifice furnizarii serviciilor/produselor;
(v) informatii rezultate ca urmare a monitorizarii video/audio in cazul in care Clientul viziteaza una din locatiile in care se furnizeaza serviciile/produsele Home & Office Consulting sau contacteaza serviciile de suport;
(vii) semnatura;
(viii) orice alte informatii care deriva din acestea in urma prelucrarilor efectuate de Home & Office Consulting (ex., segmentarea clientelei in functie de diferite criterii, identificatorul unic generat la nivelul Home & Office Consulting pentru fiecare client in parte, informatii specifice serviciilor/produselor oferite de Home & Office Consulting etc.) si orice alte informatii care sunt necesare desfasurarii activitatilor Home & Office Consulting;
(ix) IP-ul sau activitatile efectuate atunci cand navighezi pe site-ul nostru sau folosesti aplicatiile/serviciile Home & Office Consulting.)
Prelucrarea datelor cu caracter personal inseamna orice operatiune sau set de operatiuni care se efectueaza asupra datelor cu caracter personal, prin mijloace automate sau neautomate, cum ar fi colectarea, inregistrarea, organizarea, stocarea, adaptarea ori modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, dezvaluirea catre terti prin transmitere, diseminare sau in orice alt mod, alaturarea ori combinarea, blocarea, arhivare, stergerea, distrugerea etc.

Colectarea informatiilor

Informatiile sunt colectate in procesul de oferire a serviciilor/produselor catre utilizatori sau potentiali utilizatori. Sursele principale de informatii sunt:
1. formularele utilizate pentru furnizarea serviciilor, date furnizate cand se utilizeaza website-urile sau aplicatiile Home & Office Consulting, alte mijloace de comunicare, chestionare pe care utilizatorii sau potentialii utilizatori ai Serviciilor accepta (fara a fi obligati sa accepte) sa le completeze la cererea noastra, alte documente pe care utilizatorii sau potentialii utilizatori ni le pun la dispozitie la cererea noastra;
2. tranzactiile care au loc intre Home & Office Consulting si agentii/partenerii sai si intre acestia si utilizatorii Serviciului;
3. surse externe, pentru indeplinirea obligatiilor specifice in materie de cunoastere a clientelei si in scopul prevenirii spalarii banilor si finantarii terorismului (institutii competente, registre publice, baze de date electronice, informatii disponibile in social media cat si pe internet, sau terti abilitati, detinatori de astfel de informatii, cum ar fi, dar fara a ne limita la urmatoarele: Directia pentru Evidenta Persoanelor si Administrarea Bazelor de Date, Oficiul National al Registrului Comertului, portalul instantelor de judecata din Romania administrat de Ministerul Justitiei, alti furnizori de date cu caracter personal etc.).

Scopurile prelucrarii datelor cu caracter personal

Scopurile pentru care Home & Office Consulting prelucreaza datele cu caracter personal sunt:
1. Furnizarea Serviciilor direct, prin intermediul agentilor sau altor canale disponibile in acest sens (ex., locatii fizice, internet, aplicatii fixe sau mobile pe care Clientul le acceseaza in vederea utilizarii serviciilor furnizate de Home & Office Consulting, telefon etc;
2. identificarea utilizatorilor / potentialilor utilizatori atat in locatiile fizice in care sunt disponibile Serviciile, cat si prin intermediul mijloacelor de comunicare (ex., telefon, e-mail, posta, internet, aplicatii fixe sau mobile pe care Clientul le acceseaza in vederea utilizarii serviciilor furnizate)
3. identificarea utilizatorilor/potentialilor utilizatori in vederea indeplinirii obligatiilor legale care incumba Home & Office Consulting la furnizarea Serviciilor;
4. monitorizarea operatiunilor si derularea Serviciilor si/sau furnizarea de servicii suport pentru utilizatori/potentiali utilizatori;
5. crearea sau analizarea de profiluri pentru imbunatatirea Serviciilor si realizarea de sondaje precum si pentru efectuarea oricaror alte tipuri de promovare a Serviciilor si/sau realizarea de activitati de marketing sau publicitate de tip general;
6. analizarea comportamentului oricarei persoane care acceseaza site-urile Home & Office Consulting, prin folosirea de cookies, cu scopul de a furniza continut (general si comercial) adaptat preferintelor utilizatorului, retine parolele, preferintele de limba, filtrelor de protectie a copiilor, limitarea frecventei de difuzare a reclamelor etc.;
7. efectuarea de analize interne (incluzand analize statistice) atat cu privire la Servicii cat si cu privire la portofoliul de utilizatori/potentiali utilizatori, pentru furnizarea, imbunatatirea si dezvoltarea Serviciilor, precum si efectuarea de studii si analize de piata cu privire la ;
8. solutionarea oricaror situatii procedurale si/sau de natura juridica in legatura cu furnizarea Serviciilor sau interesul Societatii
9. arhivare atat in format fizic cat si in format electronic a documentelor aferente furnizarii Serviciilor si/sau corespondentei cu utilizatorii / potentialii utilizatori;
10. raportarea catre institutiile statului conform reglementarilor legale

Temeiurile prelucrarilor datelor cu caracter personal

Home & Office Consulting prelucreaza datele cu caracter personal in scopurile mentionate mai sus, in baza urmatoarelor temeiuri:
1. Pentru furnizarea Serviciilor in interesul legitim comun al Home & Office Consulting, Clientului, tertului si/sau partenerului, dupa caz, de a furniza Serviciile in mod optim si cu respectarea prevederilor si procedurilor legale;
2. in baza unei obligatii legale aflate in sarcina Home & Office Consulting (ex. identificarea utilizatorilor/ potentialilor utilizatori, aplicarea prevederilor legale, raportari catre autoritatile de supraveghere);
3. in baza consimtamantului acordat prin selectarea optiunilor de comunicare (ex. in caz de marketing direct etc.);
4. in baza Interesul legitim al Societatii de a-si proteja situatia sa financiara si bunurile sale si ale utilizatorilor.
Este obligatorie pentru utilizator comunicarea datelor? Care sunt consecintele in caz de refuz?
Prelucrarile datelor cu caracter personal solicitate utilizatorilor/potentialilor utilizatori de catre Home & Office Consulting in vederea furnizarii Serviciilor sunt considerate strict necesare pentru furnizarea Serviciilor conform prevederilor legale si procedurilor Home & Office Consulting. Refuzul de a furniza astfel de date ne pune in imposibilitatea de a furniza Serviciile. Utilizatorul poate opta sa nu i se prelucreze datele in scopuri de marketing direct.

Destinatarii datelor cu caracter personal

Pentru indeplinirea scopurilor mentionate mai sus, Societatea poate dezvalui datele Clientilor, acolo unde este strict necesar, pe baza nevoii de cunoastere, catre urmatoarele categorii de terti:
- Autoritati de reglementare (ex. Banca Nationala a Romaniei etc.) si autoritati legale
- Parteneri contractuali (ex. agenti ai Societatii, auditori, consultanti etc.), unii avand si calitatea de persoane imputernicite de operator cu prelucrarea datelor cu caracter personal
Acesti parteneri contractuali isi desfasoara activitatea comerciala si in Romania, iar acestora le pot fi furnizate datele dumneavoastra cu caracter personal pentru a fi folosite in limita obligatiilor pe care si le-au asumat fata de Societate. Datele cu caracter personal pe care le divulgam catre persoanele imputernicite de noi cu prelucrarea lor sunt limitate la minimul necesar de date cu caracter personal in vederea realizarii serviciilor respective si, totodata, le solicitam sa nu foloseasca datele cu caracter personal in niciun alt scop.
Depunem toate eforturile sa ne asiguram ca toate entitatile cu care noi lucram stocheaza datele dumneavoastra cu caracter personal in conditii de siguranta si securitate. De asemenea, unii dintre ei sunt la randul lor operatori care isi desfasoara activitatea comerciala si in Romania, cum ar fi furnizori ai serviciilor de plata in calitate de agenti.
Unii dintre acestia sunt terte parti care nu au rolul de a prelucra datele cu caracter personal, dar pot avea acces la ele in vederea indeplinirii obligatiilor lor sau in interactiunea lor cu Societatea, dupa cum ar fi societati de mentenanta tehnica, auditori financiari sau prestatori de servicii juridice.
Datele cu caracter personal mentionate mai sus pot fi puse la dispozitie sau transmise unor parti terte in urmatoarele situatii:
(i) autoritati publice, auditori sau institutii cu competente in activitati de control cu privire la Serviciile, activitatile sau activele Societatii, care solicita Societatii sa furnizeze informatii, in baza obligatiilor legale care incumba Societatii.
(ii) pentru indeplinirea unei cerinte legale, inclusiv cele legate de furnizarea Serviciilor, sau pentru protejarea drepturilor si activelor Societatii noastre sau ale altor entitati sau persoane, dupa cum ar fi instantele de judecata
(iii) parti terte achizitoare, in masura in care activitatea Societatii ar fi (total sau partial) transferata, iar datele cu caracter personal are persoanelor vizate ar fi parte din activele reprezentand obiectul tranzactiei. De asemenea, pentru scopul prelucrarii reglementat mai sus, putem furniza datele dumneavoastra cu caracter personal societatilor care fac parte din grupul Home & Office Consulting, companii care vor fi supuse intructiunilor Societatii in ceea ce priveSte prelucrarea datelor dumneavoastra cu caracter personal. Pentru mai multe informatii vizitati: http://www.sotsisotie.ro .

Transferul datelor cu caracter personal in afara tarii

/
in contextul operatiunilor descrise mai sus, datele cu caracter personal ale Clientilor pot fi transferate in afara tarii catre state din Uniunea Europeana ("UE") sau din Spatiul Economic European ("SEE"). Astfel, informam Clientii, prin prezenta, ca orice transfer efectuat de catre Societate catre un stat membru UE sau SEE va respecta prevederile legale din Regulamentul General privind protectia datelor nr. 2016/679 adoptat de Parlamentul European ("GDPR").

Durata prelucrarii

Vom stoca datele cu caracter personal ale Clientilor doar pentru perioada de timp necesara atingerii scopurilor prelucrarii, aSa cum sunt ele mentionate mai sus, si cu respectarea reglementarilor legale in vigoare inclusiv, dar fara a se limita la, la dispozitiile in materia arhivarii.
Ce se intampla cu datele utilizatorilor cu caracter personal dupa ce prelucrarea inceteaza Dupa momentul in care durata prelucrarii mentionata mai sus expira si Societatea nu mai are motive legale sau un interes legitim cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastra cu caracter personal, datele cu caracter personal vor fi Sterse in conformitate cu procedurile Societatii, care pot implica arhivarea, anonimizarea, distrugerea. Procesul decizional automatizat si crearea de profiluri
Datele cu caracter personal mentionate in prezenta pot fi supuse unor procese decizionale automatizate, inclusive creare de profiluri.
Securitatea prelucrarii datelor cu caracter personal
Societatea evalueaza si imbunatateSte in mod constant masurile de securitate implementate in vederea asigurarii unei prelucrari a datelor cu caracter personal in conditii de siguranta si securitate.

Drepturile persoanei vizate in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal

In contextul prelucrarii datelor cu caracter personal ale utilizatorilor / potentialilor utilizatori, persoana vizata are urmatoarele drepturi:
a) Dreptul la informare - art. 13 si 14 GDPR. Permite persoanelor vizate sa stie, chiar de la momentul la care se face colectarea modul in care se vor utiliza acele date, catre cine vor fi ele dezvaluite ori transferate, ce drepturi au persoanele in cauza cu privire la datele prelucrate etc.
b) Dreptul de acces la datele cu caracter personal prelucrate - art. 15 GDPR. Permite persoanei sa obtina, din partea Home & Office Consulting, o confirmare ca se prelucreaza sau nu date cu caracter personal care o privesc si, in caz afirmativ, acces la datele respective si la alte informatii utile;
c) Dreptul la rectificarea sau stergerea datelor - art. 17 GDPR. Permite persoanei sa obtina din partea Home & Office Consulting stergerea/rectificarea datelor cu caracter personal care o privesc, fara intarzieri nejustificate. Exista, totusi, si exceptii de la aceasta regula, cum ar fi: unele date sunt prelucrate pentru a oferi publicului dreptul la informare; datele sunt prelucrate in scopuri statistice ori de arhivare; datele sunt prelucrate pentru indeplinirea unei obligatii legale sau sunt prelucrate pentru constatarea sau apararea unui drept in instanta;
d) Dreptul de a solicita restrictionarea prelucrarii - art. 18 GDPR: aveti dreptul de a obtine restrictionarea prelucrarii in cazurile in care:
(i) considerati ca datele cu caracter personal prelucrate sunt inexacte, pentru o perioada care sa permita operatorului sa verifice exactitatea datelor cu caracter personal
; (ii) prelucrarea este ilegala, dar nu doriti sa va stergem datele cu caracter personal, ci sa restrangem utilizarea acestor date
(iii) in cazul in care operatorul de date nu mai are nevoie de datele dumneavoastra cu caracter personal in scopurile mentionate mai sus, insa dumneavoastra aveti nevoie de date pentru a constata, exercita sau apara un drept in instanta; sau
(iv) v-ati opus prelucrarii, pentru intervalul de timp in care sa verificam daca temeiurile legitime ale operatorului de date prevaleaza asupra drepturilor persoanei vizate;
e) Dreptul la portabilitatea datelor - art. 20 GDPR. Reprezinta dreptul de a va primi datele cu caracter personal pe care le-ati furnizat Home & Office Consulting intr-o forma structurata, utilizata in mod curent si care poate fi citita automat, precum si dreptul de a transfera respectivele date catre un alt operator, in cazul in care prelucrarea se bazeaza pe consimtamantul dumneavoastra sau executarea unui contract si este efectuata prin mijloace automate;
f) Dreptul de a va retrage consimtamantul pentru prelucrare, atunci cand prelucrarea are la baza consimtamantul, fara a afecta legalitatea prelucrarii efectuate pana in momentul respectiv;
g) Dreptul de a va opune cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal art 21 GDPR
din motive legate de situatia particulara in care va aflati, atunci cand prelucrarea se intemeiaza pe interes legitim, precum si de a va opune, in orice moment, prelucrarii datelor in scopuri de marketing direct, inclusiv crearea de profiluri
; h) Dreptul de a nu fi obiectul unei decizii bazate exclusive pe prelucrare automatizata, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care privesc persoana vizata sau o afecteaza in mod similar intr-o masura semnificativa;
i) Dreptul de a depune o plangere in fata Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) si dreptul de a va adresa instantelor de judecata competente.

Modificari aduse acestei Declaratii cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal

Home & Office Consulting isi rezerva dreptul de a modifica prezenta Declaratie - Politica de confidentialitate fara o instiintare prealabila, in conformitate cu legislatia in vigoare. in masura in care prezenta Declaratie va suferi modificari, Home & Office Consulting va publica pe site o versiune actualizata. Va rugam sa revedeti Declaratia - Politica de confidentialitate din timp in timp, fie pe site-ul Home & Office Consulting fie in locatiile unde sunt disponibile Serviciile, pentru a fi la curent cu cea mai recenta versiune a acesteia.
Exercitarea drepturilor mentionate mai sus poate fi facuta in orice moment. in vederea exercitarii acestor drepturi, va recomandam sa folositi formularele care pot fi gasite pe website-ul www.sotsisotie.ro / sau prin transmiterea unei notificari in format electronic la urmatoarea adresa: office@sotsisotie.ro sau a unei notificari scrise.
inapoi